ビジネスを所有するためには、慎重な管理が必要です。ビジネスオーナーとして、トラブルなく目標に到達できるよう、確実なタスク管理スキルを身につけることは、あなたの責任です。もし、適切なタスク管理の方法を探しているのであれば、それはまさにうってつけの場所なのです。
タスク管理とは？
タスク管理とは、タスクを整理し、目標スケジュールより早く終わらせることです。各タスクの作成段階から完了段階まで、戦略的なプロセスで展開されます。タスク管理の実践的なガイドにより、プロジェクトリーダーは、チームメンバーそれぞれの進捗状況を把握し、随時監視することができます。そのためには、タイムライン、各メンバーの割り当て、ToDoリスト、プロジェクト予算、プロジェクト全体のステータス・コミュニケーションなどをモニタリングすることが必要です。
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タスク管理は、正しく行えば、他のプロジェクトにも応用できる効果的なワークフロー戦略を提供することができます。タスク管理を効果的に行う方法を学ぶのは、簡単なことではないかもしれません。しかし、正しい情報とタスク管理ツールを使うことで、プロジェクトをスムーズに完了させることができるのです。
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タスク管理の重要性とは？
タスク管理とは何かを理解した上で、次はタスク管理の重要性を理解しましょう。
1. 優先順位の確認
プロジェクトに取り組むには、確実な優先順位付けのスキルが必要です。タスク管理の方法を学ぶとき、優先順位の設定を理解する必要があります。プロジェクトが要求していることに気を配ることは、失敗を避けるために必要なことです。タスク管理の優れたガイドと完璧なタスク管理ツールを使うことで、時間を管理し、適切なタスク管理の解決策を正しく見極めることができるのです。
2. より良いチームワークを築く
良いコミュニケーションは、どんなチームもより成功させます。信頼できるタスク管理を行うことは、チームメンバー間の良好なコミュニケーションを実現するための聖杯と言えます。タスク管理は、チーム内で率直な会話をするのに役立ちます。タスク管理がしっかりしていれば、メンバーはプロジェクトマネージャーと自由に会話し、プロジェクトにおける自分の役割を確認することができます。また、終了したタスクや未完了のタスクの報告も可能です。一方、プロジェクトマネージャーは部下の仕事ぶりを見て、その場でフィードバックすることができます。
3. 安定したプロジェクトフロー
タスク管理を効果的に行うことで、プロジェクトマネージャーは特定のプロジェクトを完全にコントロールすることができます。そして、プロジェクトマネージャーがプロジェクトをコントロールすることで、すべてがスケジュール通りに円滑に進むようになるのです。タスク管理ツールは、チームが達成しなければならないことをすべてスケジュール化することができるものがたくさんあります。これを使えば、自分たちが何をすべきかをしっかりと把握することができます。また、プロジェクトの進捗状況や未完了のタスクなど、プロジェクトフローを円滑に進めるために必要な情報を簡単に共有することができます。
効率的なタスク管理とは？
タスク管理の重要性を学んだら、次は、タスク管理を適切に行うためのハックを学んでみましょう。
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1. ToDoリストの作成
意外かもしれませんが、ToDoリストは最も強力なタスク管理ツールの1つです。作成が簡単なのはもちろんですが、プロジェクトのタスクを整理するのにも非常に有効です。タスク管理戦略を立てる際には、スマートなToDoリスト・アプリケーションの利用を検討してみてください。多くの企業が、円滑なプロジェクトの流れを確保するために、これらのタスク管理ツールを使用しています。このようなタスク管理ツールを使えば、プロジェクトに関するすべてのアイデアを書き留めることができ、次に何をすべきかで迷うことを避けることができるようになります。
2. 優先順位の設定
一度に大量のプロジェクトを抱えるのは、疲れるし、混乱もします。締め切りに間に合わなくなるのを防ぐために、常に優先順位を決めておきましょう。現実的には、すべてのプロジェクトがすぐに完了する必要はありません。特定のプロジェクトがすぐに対応する必要がある場合もあるでしょう。このような場合に対応するためには、どのプロジェクトがより重要で、すぐに実行する必要があるかを特定したリストを作成することです。このように、簡単にタスクを管理し、スケジュールに圧力を受けることなく、スケジュールに従うことができます。
3. スケジュールを立てる
スケジュールもタスク管理に関わる重要な要素です。タスクのスケジュールの立て方をマスターすることは、締切に追われない素晴らしいタスク管理のひとつです。また、活動や終了すべきタスクのスケジュールが決まっていることで、チーム全体が達成すべきことに集中することができます。タスク管理戦略を立てる際には、必ずプロジェクト全体のスケジュールを作成し、それに従ってチームが行動するようにします。各タスクの時間配分などの情報を盛り込むことで、アイデアを出し、時間管理を始めることができます。タスク管理にスケジュールを使うことで、プロジェクトの進行状況をチーム内に浸透させることができます。
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4. 柔軟な対応力を身につける
タスク管理といえども、変化は避けられません。ビジネスは予測不可能です。市場動向や顧客の嗜好が突然変化しても、うまく対処する方法を知らなければ、タスク管理に影響が出る可能性があります。このような場合、チーム全体が、これらの変化に素早く適応する方法を知っていなければなりません。プロジェクトで起こりうるコンフリクトや抜け穴のために、タスク管理のバックアッププランを用意します。よく言われるように、予防は治療に勝るのです。
5. コミュニケーション
タスク管理を効果的に行うための確実な方法があるとすれば、それはコミュニケーションです。グループで仕事をする場合、チームメンバーとの間で明確な会話をする必要があります。これは、やるべきことに適切に対処するためだけでなく、状況に対する彼ら自身の見解を聞くためでもあります。タスク管理のアイデアを準備するときは、必ずチームのオープンフォーラムなど、チームのコミュニケーションを深めるためのアクティビティを含めてください。タスク管理のガイドでこのステップを行うことで、ただ簡単にタスクを終わらせることができ、議論を避けることができます。さらに重要なのは、コミュニケーションによって、より強い関係を築き、チームとしての絆を深めることができるということです。
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試してみたいベストタスク管理ツール
タスク管理を効果的に行う方法についてお伝えした5つのヒントとは別に、エース的なタスク管理の使い方があります。どんな方法ですか？効果的なタスク管理ツールの使用を通じて！
タスク管理ツールやソフトウェアとは、タスクを効果的に管理するために使用するオブジェクトのことです。インターネット上にはたくさんのツールが存在し、それを発見するのを待っています。その中から、プロとして、あるいは初心者として使えるタスク管理ツールのトップ3を紹介します。
1. ToDoリスト
ToDoリストは、最も基本的でありながら、非常に機能的なタスク管理ツールです。多くの企業は、ToDoリストの作成からタスク管理を始めています。このタスク管理ツールは、プロジェクトに関する重要なアイデアをメモしたり、タスク管理の進捗を確認したり、タスクの優先順位をつけたり、タスク管理チームに役割を割り当てる際にも大いに役立ちます。
2. オンラインタスクリスト
オンラインタスクリストは、従来のToDoリストのデジタル版です。このタスク管理ツールを使えば、いつでも、どこでも、タスク管理が可能になります。デバイスとインターネット接続さえあれば、やるべきことを簡単に実行することができます。
3. オンラインかんばん
カンバンボードは、タスクの管理に視覚的な魅力を提供するタスク管理ツールです。これらの列は通常、「To-do」、「Doing」、「Done」とラベル付けされています。
正しいタスク管理ツールを選ぶには？
最適なタスク管理ツールを選ぶのは、特に初めての方には難しいかもしれません。ここでは、間違ったものを選ばないようにするために、あなたのためだけにタスク管理ツールを探すガイドを紹介します。
最適なタスク管理ツールを見つけるために、以下のアイデアを検討してください。
- 普段行っている具体的なプロジェクトの種類
- チームがよく行う共同作業の頻度
- 通知機能、分析機能、時間追跡機能などの特別な機能は、チームに利益をもたらす
- チーム内の具体的な人数
- 無料のタスク管理プロジェクト・テンプレート
- そのツールは、既存の技術スタックに統合されるか
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Strikinglyでタスクを円滑に管理する方法
Strikinglyは、タスク管理を次のレベルまで高めてくれる数少ないウェブサイトビルダーです。チームマネージャー機能を使えば、友人やチームメンバー、そして自分の家族にも簡単に招待状を送り、自分のStrikinglyウェブサイトを編集・管理することができるようになりました。Strikinglyの各ウェブサイトに最大10人のチームメイトを招待することも可能です。
Strikinglyチームマネージャー機能を設定するには、以下の手順で行います。
1. サイトエディタに移動し、「設定」をクリックします。
2. 左パネルにある「チーム」機能を選択します。
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チームマネージャー機能を選択したら、いよいよウェブページの設定に入ります。チームメイトの名前の追加と入力、自分のプロフィール写真のアップロード、チームメイトのEメールの追加、そしてチームメンバーそれぞれの役割の選択も可能です。
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役割の中には、管理者、編集者、店長、ブロガーがあります。指定されたロールごとに、ウェブサイトへのアクセスレベルが対応づけられています。設定が完了したら、今度はチームメンバーに招待状を送りましょう。招待状を受け取ったメンバーは、ウェブサイトにアクセスできるようになり、タスク管理の準備は完了です。
タスク管理の仕組みを理解することは、考えるほど複雑ではありません。確かにそれは時々疲れさせることができますが、できるだけ早く物事がそれに行く方法に慣れるように、物事がうまくいく方法に驚くことでしょう。必要なのは、少しの忍耐と、適切なタスク管理ツールのセットだけです。プロジェクト達成まであと一歩です。
ご質問などございましたら、support@strikingly.comの方までお問い合わせください。
