あなたは、革新的で効果的なプロジェクトマネジメント手法を常に探している、意欲的なプロフェッショナルですか？それとも、会社の業務システムをより強力に、効率的にする方法を知りたいですか？この業界では、多くの大胆なリーダーが、より効率的で費用対効果の高い業務方法を実現するために、常に無駄のないプロセスの改善を求めています。もし、あなたがその一人なら、正しい場所に来たと言えます。このブログでは、無駄のないプロセスの改善とは何か、その重要性や基本的な考え方についてご紹介しています。
記事の概要
1.無駄のないプロセスの改善とは？
2.無駄のないプロセスの改善のための共通戦略
3.無駄のないプロセスの改善を実施するには？
4.まとめ
1.無駄のないプロセスの改善とは？
無駄のないプロセスの改善とは、企業の業務やプロセスにおける資源の無駄遣いをなくすためのプロセスです。そのため、ビジネスパーソンは、よりコスト効率の高い方法で顧客に価値を提供することに集中せざるを得なくなります。無駄のないプロセスの改善のための継続的な研究は、企業が改善と成功を目指すための基礎となるものです。ある調査によると、無駄のないプロセスの改善の基本を習得し、実施した結果、92％のチームがプロジェクトに大きな改善をもたらしたと報告しています。 あなたのビジネスが資源をより有効に活用し、改善を達成するためには、時間をかけて学ぶ必要があるのです。
2.無駄のないプロセスの改善のための共通戦略
優れたプロセスの改善戦略は、あなたのビジネスを非効率から脱却させるのに役立ちます。従業員が効果的に業務を行うために必要なツールや管理ガイドラインを提供することで、企業は業務や販売プロセスにおいてより体系的なアプローチを実現することができます。ここでは、無駄のないプロセスの改善によって得られるメリットを紹介します。
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- チームとプロセスの複雑さをコントロール
このテクノロジーの時代には、経営管理チームが大規模な（遠隔地にいることもある）チームを率い、管理する能力が必要なのです。彼らは、無駄のないプロセスの改善を実施することで、チームメンバーの多様性や文化の違いを管理することができます。プロジェクトを成功させるには、効果的な連携が必要です。チームメンバー全員がワークフローを意識することで、透明性を持ってそれぞれのタスクをこなし、フォローアップし、仕事を効率化することができます。
- 仕事の優先順位の把握
業務プロセスには幅広い業務領域があり、中には優先順位の高い業務（資材管理、工数管理、販売など）もあります。場合によっては、経営幹部が業務プロセス全体を合理化し、優先順位の高い分野を絞り込み、限られた資源を戦略的に配分する必要があります。
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- プロジェクトメンバーの視認性向上
パフォーマンスを向上させるには、プロジェクトの可視性を向上させる必要があります。これには、リソースの分配とそれに伴う脅威が含まれます。プロセスの改善を通じてチーム間の信頼関係を構築し、関係者全員がプロジェクトの目的とその達成にどのように貢献するかを確実に理解することが容易になります。
- プロセスの有効性を向上させる
プロセス効率とは、特定の結果を得るために必要な一連のプロセスの有効性のことで、製品やサービスの提供、その他の有形無形の成果など、ビジネスが生み出すあらゆるものが含まれる。企業は、無駄のないプロセスの改善手法によって、プロセスの効率を向上させることができます。
- チームの生産性を向上させる
プロジェクトが成功するかどうかは、チームメンバーの生産性に大きく影響されます。無駄のないプロセスの改善技術は、目標達成に向けた全員のコミットメントを維持することで、チームの生産性を向上させることができます。
- クロージングまでの時間短縮
チェックアウト時間を最小限にすることは、どの企業にとっても収益を上げるための目標の一つです。潜在的な顧客に早く納得してもらうことができれば、企業の収益と売上を拡大することができるのです。無駄のないプロセスの改善により、リードジェネレーションに直接貢献しないタスクやアクティビティを排除することができます。
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- チームスピリットとモラルの向上
ワークチームは自分たちの責任を理解することで、より意欲的に仕事に取り組み、成果を上げることができます。人は共通の目標に向かって協力し合うことで、モチベーションやモラルが高まります。
- ステークホルダーの意識改革
リーン生産方式の改善には、明確な焦点と厳格なビジネス慣行が必要です。非生産的な業務がすべてなくなれば、説明、実施、報告のプロセスが管理しやすくなり、企業のプロセスやそれを実行する人々に対するステークホルダーの認識や印象が高まります。
- 経費の削減
自社と顧客の利益になる業務だけに集中すれば、大幅なコストダウンが可能です。企業がリーン生産方式を採用する場合、特定の工程や段階を業務から排除しなければならないことがあります。つまり、営業費用やコストも下がるということです。
- 顧客価値提供の先取り
企業がリーン生産方式を開発する際の第一の優先事項は、顧客に価値を提供することです。したがって、リーン・プロセス・インプルーブメントを実施すれば、どれだけの顧客サービスを提供できるかをより正確に予測できるようになるのは当然のことです。
3.無駄のないプロセスの改善を実施するには？
リーン・プロセス・インプルーブメントの手法を用いて、自社のオペレーションを見直すためのアクションを紹介します。
- 無駄のないプロセスの改善のアプローチを検討する
すでにあるプロセスを研究し、理解することは、プロセスを改善するために必要な最初のステップです。AS-ISマッピングモデルを使用することで、業務プロセスとその段階を可視化し、理解を深めることができます。 そうすることで、自社のボトルネックになっている原因が見えてくるかもしれません。 また、スタッフへのインタビューを実施することで、最も重要な答えを引き出し、アプローチをさらに洗練させることができます。 行動プロセスを改善する必要があることを最もよく知っているのは、従業員であることを忘れないでください。
- 改善点の洗い出し
プロセス分析を行い、改善の余地を見出した上で、プロセスをモデル化する必要があります。このステップでは、新しい図を描き、チームメンバーとアイデアを出し合います。新しいモデルで提案されるステップは、演習の目的を達成するのに役立つはずですし、リーン・プロセス・インプルーブメントのコンセプトを実践するのに最適な人物を特定することもできます。ゼロから戦略を練る。各活動の重要性とそれを完了する適切な場所を考慮する。現在の問題点を把握し、対処・解消できるようにする。
- 無駄のないプロセスの改善戦略の実行
この時点で、チームは合意したアイデアをどのように実行に移すかを考え始める必要があります。提案されたリーンな無駄のないプロセスの改善手法が、新しいアイデアが検討された後もずっと有効であるかどうかを判断するのは、プロジェクトマネージャーの責任である。
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- チェック
リーン工程の改善は、厳格な実施、監視、管理によってのみ達成されます。関係するチームは、無駄のないプロセスの改善が所定の基準で実施されているかどうかを十分に評価することができます。また、新しいプロセスには、まだ多くの困難があり、段階的に特定し解決する必要があることを覚悟しておく必要があります。
- リスクの低減
生産活動や頻繁な取引にはリスクがつきものです。一方、現在のプロセスで危険な作業や要素を特定し、排除するか、あるいは扱いやすくします。そのためには、プロセスの自動化や実行方法の変更を検討する必要があるかもしれません。
- 付加価値活動
この段階が重要なのです。無駄のないプロセスの改善を実施する際には、いくつかの質問をする必要があります。あなたがしていること、あなたがしている努力は、あなたのビジネスが提供する商品やサービスの質を向上させるものでしょうか？不要な操作をやめたのしょうか？これらの質問に対する答えが「はい」なら、あなたは正しい道を進んでいるので、あとは前進あるのみです。しかし、答えが「いいえ」なら、立ち止まってじっくりと吟味してください。ヒント：専門サイトの立ち上げは、ネット企業がリーンな無駄のないプロセスの改善を実施する最も一般的な方法の一つです。コーディングの経験や知識がなくても、多くのウェブデザインプラットフォームが提供するすぐに使えるテンプレートを使えば、ウェブサイトを素早く立ち上げ、手頃な価格でブランドをアピールすることができます。
- カスタマーエクスペリエンスの向上
マーケティング担当者は、顧客体験を、リーン生産方式改善プログラムの効果を決定する「決定的瞬間」と考えています。生産やサービスを改善するにしても、最終的にはお客さまに有益な影響を与えるものでなければなりません。
4.まとめ
無駄のないプロセスの改善は、成功し、効率的な企業の仕事の例外的な重要な部分です。一夜にして会社のすべてを変えようとすると失敗し、おそらく以前よりも事態は悪化するでしょう。成功した会社を作ったら、組織の中で非効率な主な分野を特定し、一度に一つの分野に集中的に取り組みましょう。最後に、あなたのビジネスを成長させるために日々努力している人たちが、あなたの最も貴重な資産であることを忘れないでください。彼らの参加なくして、プロジェクトは成り立たないので、根気よく必要なトレーニングを積んでください。
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