新卒の方でも、専門分野で豊富な経験をお持ちの方でも、プロのメールを書く技術は、キャリアアップを確実なものにするために不可欠なものです。 現代社会のコミュニケーション媒体はメールであるため、メールを読んだ人は、少なくともそれ以上仕事をするかどうかは、すでに決めているはずです。 そのため、メールを作成する際には、自分が何をしているのかを正確に把握することが重要です。
多くの人がプロのメールの書き方を教えてくれますが、いくつかのヒントだけでは十分ではありません。 このように重要なものについては、プロのメールの書き方の基本的なコツを知っておく必要があるのです。 今日の記事は、きっとヒントになるはずです。
記事の概要
プロのメールを書くための10のヒント
1.主題は要点に絞る
2.冒頭で目的を述べる
3.メールは簡潔かつシンプルに
4.プロフェッショナルなコンテンツであること
5.自分が何者であるかを思い出させる
6.目的を強化する
7.相手に感謝の気持ちを伝える
8.標準的な署名を作成する
9.送信前にメールの校正を行う
10.定期的なフォローアップ
ここでは、プロのメールライティングスキルを向上させるための10の素晴らしいヒントをご紹介します。
1.主題は要点に絞る
クライアントは、あまりにも多くのメールを受け取っている可能性があり、その場合、開封して読むべきメールと、スパムフォルダに放り込むべきメールを選択する必要があります。 主題を意味のあるものにし、要点をまとめることで、受信者はプロのメールを開きたいと思うようになるのです。
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魅力的なメール件名を書くためのポイントは、正確であることと、読み手の心にちょっとした好奇心を抱かせることです。 多くのマーケティングメールは、件名に「次回の来店時に割引クーポンを希望しますか？」などと質問しています。 このような質問をすることで、受信者がメールを開くように仕向けることができるのです。
2.冒頭で目的を述べる
読み手は、冒頭でメールの主旨がわからないと、読み飛ばしをしてしまい、気づいてほしい重要なポイントを見逃してしまうかもしれません。 そのため、冒頭でプロフェッショナルメールの要点を述べ、まとめることが重要です。 こうすることで、読み手はメールの緊急性を判断し、それに応じて対応することができるようになります。
いくら本文が長くても、最初からどんな内容かわかっていれば、読者は最後まで興味を持って読んでくれるはずです。 このデジタル時代、私たち人間の注意力は非常に低くなっています。 時には、自分たちのコンテンツを最後まで読むためのヒントを得ることだってあるのです。
3.メールは簡潔かつシンプルに
プロフェッショナルな電子メールは、簡潔でなければなりません。 長い段落を書き始めても、それぞれの段落に本当の内容がなければ、読者の目にはメールの重要性は失われます。 私たちが時間を有効に使いたいのと同じように、読者の時間も大切にしたいものです。 一般的な人の注意力では、このような長いメールを読むことはできません。
ここでも、専門用語を多用しては意味がありません。 プロのメールには、複雑でもなく、ダサくもない、明確できちんとした表現が必要です。 とてもプロフェッショナルだと思うブランドからメールを受け取った場合、何度か読んで声のトーンを把握しましょう。 次にプロのメールを書くときには、そのトーンでメールの本文を書けるように、そのスタイルに没頭してみてください。
4.プロフェッショナルコンテンツ
プロのメールを書く場合、プロフェッショナルでフォーマルな印象を与えることが求められます。 つまり、スラングが大きな問題なのです。 プロのメールだとわかっているのにスラングを読むと、正しい印象を与えません。
温かみのある口調でも構いませんが、使う言葉には注意が必要です。多国籍企業にお勤めの方や国際的なビジネスを展開されている方は、特に注意が必要です。 一つの国では良いとされている俗語も、他の文化圏では失礼にあたるかもしれません。
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5.自分が何者であるかを思い出させる
以前一緒に仕事をしたことがあったり、直接会ったことがある場合は、会ったときの出来事や過去の会話の中で交わした約束などを挙げて、それを思い出させるようにするとよいでしょう。 そうすることで、相手は誰であるかを認識し、対応を早めることができます。
この手法は、マーケティングメールでよく使われるもので、プロのメールでもあります。 例えば、お客様がウェブサイトを訪問し、そのニュースレターに登録した場合、お客様が受信するニュースレターは、お客様が前回そのサイトを訪問した際にどのような製品を閲覧したかを思い出させます。
6.目的を強化する
メールの結びは、1行かせいぜい2行で、また手紙を書くという意思をまとめるようにしましょう。 これは、むやみにメールを長引かせるためではなく、メールの概要を伝えることで、相手に何を求めているのかを明確にするためです。
プロのメールを送るには、必ず目的があります。 その目的が何であるかを、受け手に明確に伝えるようにしましょう。 同僚やクライアントから見て、必要のない時にメールを送ると、その価値が下がる可能性があります。
7.相手に感謝の気持ちを伝える
誰もが忙しい世の中で、優しさを示すのは良いことです。 誰もが常に感謝や優しさを表現する時間を持っているわけではありません。 しかし、それが読者に与える影響を見失ってはなりません。 そこで、時間を割いてメールを読んでくれたことに適切に感謝し、返信を心待ちにしている印象を与えるお礼の行を付け加えましょう。
8.標準的な署名を作成する
標準的な署名を作成し、メールを送信する際に使用することができます。 これなら、名前や役職の書き方を毎回考え直さなくて済みますね。 時間の節約になり、相手の記憶に残るのでしょう。
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9.送信前にメールの校正を行う
いくらプロのメールを書くのが得意な人でも、タイピングの際に文法やスペルを間違えてしまうことがあります。 また、アドレスにしたいことを書き忘れてしまうこともあります。 ですから、プロのメールを相手に送る前に、必ず再読することを習慣にしてください。
校正の際には、プロのメールに必要な要素がすべて含まれているかどうかを確認します。 これらの要素には、以下のようなものがあります。
- 簡潔かつ包括的な適切な件名
- 実際にプロのメールを書いていることがわかるような、尊敬に値する適切な挨拶やタイトル
- 目的を明確にした本文
- 敬語に聞こえる締めの言葉
- 署名
10.定期的なフォローアップ
相手の受信箱を自分のメールで溢れさせることと、相手の多くのメールの中から自分のプロのメールが見落とされないように丁寧にビジネスフォローをすることのバランスを取る必要があります。 仕事は確実にこなさなければならないので、礼儀として相手と連絡を取り合い、更新をお願いしておくとよいでしょう。
上記の手順やヒントをすべて守れば、ほとんどの場合、期待通りのメール送信結果を得ることができます。 また、実際に会ったときに、プロのメールでの印象がしっかり反映されるように、常にコミュニケーション能力を鍛えておく必要があります。
クライアントへのプロのメールを書く場合、ビジネスフィールドにメールアドレスを入れることで完璧な印象を与えることを忘れないでください。 Strikinglyでブランドサイトを立ち上げれば、カスタムメールアドレスを簡単に作成することができ、仕事をワンランク上のものにすることができます。
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