この10年間で、スペシャルイベント産業はかつてないほどの成長を遂げました。 専門家の推計によると、組織や個人が特別なイベントに費やす費用は、毎年合わせて5,000億ドルにも上るそうです。つまり、イベント企画サービスには大きな市場があるのです。 イベントプランナーのキャリアをスタートさせたばかりの方でも、これから実りあるキャリアを歩んでいくことが期待できます。 イベント企画のキャリアをより良くスタートさせるために、オンラインイベント企画の総合ガイドとして利用できるこのブログ記事を用意しました。
記事の概要
1.イベント企画でキャリアを積むには？
2.イベントを企画するには？
3. イベントを企画するステップ
4. イベント企画の要素
5.イベント企画で知っておきたいこと
6.まとめ
1.イベント企画でキャリアを積むには？
特別なイベントを運営する必要があったり、イベント企画ビジネスを始めたいと思うこともあるでしょうが、それは決して簡単なことではありません。イベントの成功は、プランナーのたゆまぬ努力と経験、スキル、知識なしにはあり得ません。これらの条件を満たした上で、イベント企画ビジネスを始めるには、3つの基本的な条件があります。
ステップ1：企業登録
これは当たり前のことでしょう。しかし、イベント企画を支援するためには、まずイベント企画サービスを提供しようとする事業者を登録することが最良の方法であることは言うまでもありません。リソースや能力に応じて、具体的なサービスの種類を選択することができます。
イベント企画の作成
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ステップ2：イベント企画サイトの作成
デジタル時代のすべてのビジネスにとって、ブランドウェブサイトはマーケティングに欠かせない存在です。個々のイベントには、専用のウェブサイトを設けて宣伝していることが多い。もし、あなたのイベント企画会社がウェブサイトを持っていなければ、潜在顧客はオンラインであなたにコンタクトすることができず、オンラインコンタクトサービスを提供している他の競合他社に流れてしまうでしょう。実際、このテクノロジーの時代において、ウェブサイトを立ち上げることは以前ほど難しくありません。Strikinglyのように、プログラミングの経験や知識がなくてもウェブサイトの立ち上げをサポートしてくれるウェブサイト開発プラットフォームが数多く市場に出ており、あなたのサービスをオンラインで紹介し、より多くのビジネスチャンスを獲得することを可能にしてくれるのです。 プロフェッショナルなオンラインプレゼンスを確立するためには、ウェブサイトのドメイン名を登録し、ホスティングサービスにリンクさせ、そこにウェブサイトを立ち上げる必要があります。Strikinglyのようなプラットフォームは、こうした技術的なサービスをワンストップで提供し、コーディングスキルゼロでも、スタイリッシュでプロフェッショナルな魅力的なウェブサイトを構築することが可能です。
ステップ3: ソーシャルメディアでの積極的な存在感の確立
優れたソーシャルメディアプレゼンスを構築することは、イベント企画ビジネスを始める上で最も重要なイメージステップの1つですが、多くの人が考える以上に複雑です。 まず、どのソーシャルメディア・チャンネルが自分のビジネスに最適なのかを見極める必要があります。 イベント企画の性質上、ビジュアルなソーシャルメディアプラットフォームの利用をもっと考えるべきかもしれません。そうすれば、あなたの楽しい画像をすべて紹介し、仕事と大義に人々を引きつけることができます。
2.イベントを企画するには？
先に述べたように、プランニングは個人的な目的、地域社会の目的、または専門的な立場で行うことができます。前者であれば、この分野のトレーニングや資格を取得するのがよいでしょう。イベント企画のノウハウが身につくだけでなく、信頼度も格段にアップします。イベント企画を始めるには、まず、一般的なイベントの種類に応じた重要な内容を確認する必要があります。特別なイベントの代表的な構成要素は以下の通りです。
- 予算
イベントの骨子が決まったら、次に行わなければならないのは、イベントにかかる費用を見積もり、それに応じた予算を組むことです。イベントの予算は、広告費や会場費など、イベントの最も重要な部分を決定することを忘れないでください。
- 適切な会場を探す
会場は、コンテクストを設定し、物流管理、飲食、装飾など、イベントに関連する多くの詳細が関連するため、非常に重要です。
- マーケティング
次のステップは、イベントの存在を知ってもらい、参加者を惹きつけるためのマーケティングプランの策定です。イベントのマーケティングでは、通常の紙媒体に加え、ウェブサイトやソーシャルメディア、Eメールなど、デジタルメディアを活用したキャンペーンも必要です。
- 広告宣伝
広告はマーケティング・ミックスの一部であるが、イベント企画の文脈で言及する価値がある。イベントプランナーは、テレビ、ラジオ、雑誌、新聞などの伝統的なメディアでキャンペーンを行うことが多いですが、検索エンジンやソーシャルメディア広告のオプションも模索しています。理想は、マーケティングチームがキャンペーンを担当することでしょう。限られた予算で、やるべきことがたくさんあることを忘れないでください。広告費をかけすぎないこと。
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- ボランティアを集める
特別なイベント、特に大規模なものでは、すべてがスムーズに進むよう、スタッフの協力が必要です。もちろん、イベントのためにボランティアを集めることができれば、より多くの人に協力してもらえるでしょう。イベントプランナーとして、契約書の締結、役割分担、会議の手配など、様々なことを確認する必要があります。
- スポンサーシップ
イベントの開催にはお金がかかるもので、皆さんが目にする大きなイベントのほとんどは、大きなスポンサーがお金を出してくれています。もちろん、イベントスポンサーとの契約やロジスティックスなど、あらゆる面を管理するための対応も必要です。
- 装置
イベントは特定の場所で開催され、スクリーン、プロジェクター、インターネット接続、マイク、ケーブル、バッテリーなど、さまざまな電子機器が使用されます。
- イベント参加者
最後に、イベント参加者のことを考える必要があります。参加者と円滑にコミュニケーションが取れるようにする必要があります。これに加えて、有料のイベントを企画する場合は、料金徴収の仕組みやプロセスをきちんと整備しておく必要があります。
3. イベントを企画するステップ
以下の手順で、ほとんどのイベントを計画することができます。
ステップ1：イベントの目的を明確にする
ステップ2：チームの構築
ステップ3：イベントの予算を作成する
ステップ4：イベントの日程と会場を選び、空き状況を確認する
ステップ5：スピーカーを選ぶ
ステップ6：イベントの宣伝とマーケティング
ステップ7：実際のイベントそのものを実行する
イベントを上記のようなステップに分解することで、イベントの企画・運営を容易にすることができます。
4. イベント企画の要素
大切な日がやってきたら、次のリストを手元に置いておくとよいでしょう。以下のイベントの必需品をクリアにしてください。
- イベントの種類
- 日付と時刻
- 開催目的
- 所在地
- 対象読者
- イベント予算
- イベントのデザイン・設営
- エンターテインメントと求められるゲストエクスペリエンス
- マーケティングプランの策定
- 計画性
- 当日のロジスティックチャートの作成
- イベントフォローアップ企画
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5.イベント企画で知っておきたいこと
イベント企画は、プロであってもストレスの多いものです。でも、心配しないでください。以下のイベント企画のコツは、必ずやあなたの仕事に役立つはずです。
- イベントの企画はお早めに
大規模なイベントの場合、4〜6ヶ月前から計画を始めるようにするとよいでしょう。 小規模なイベントの場合、実際のイベントの少なくとも1カ月前に計画を開始し、イベント日の2〜3週間前にはすべてのサプライヤーとの契約が完了していることを確認する必要があります。
- 柔軟性を維持する
当初のイベント企画に変更が生じることはままあることです。イベント企画は柔軟に対応するのが賢明です。
- ネゴシエーション
予期せぬ費用が発生することは、ほぼ決まりきっていることを忘れてはならない。サプライヤーに説得されて、交渉の余地がない一方的なサービスコストを受け入れるようなことがあってはならないので、できるだけ低い見積もり、できれば予算を5～10％下回る位置づけにすることです。
- 責任の所在を明確にする
イベントの要素をケータリング、受付、輸送などに分け、それぞれを特定のチームメンバーに担当させる。
- イベント関連資料の共有化
チームメンバー全員がアクセスできる共通のセントラルドキュメントやイベントウェブサイトを知っていることは、イベントプランニングにとって好都合です。なぜなら、スタッフ全員がイベントの詳細に透明性を持ってアクセスできれば、戦略を実行する際に当初のイベントプランから逸脱した部分があれば、イベントプランニングチームのメンバーが最初から特定し修正することができるからです。
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6.まとめ
イベント企画という分野は、多くの可能性を秘めた、非常に需要の高いビジネス分野です。うまくすれば、この仕事で高収入を得られるだけでなく、イベント企画を通じて人脈を広げ、人生の喜びや情熱を見出すことができます。このガイドラインに従って、今すぐ夢に向かって動き出しましょう。根気よく努力すれば、イベント企画会社での成功は必ず手の届くところにあります。内容についてご質問がございましたら、support@strikingly.com までご連絡ください。
