生産性戦略を実行するための最良の方法は、以下の通りです。
1.マルチタスクの停止
2.小さな目標を設定する
3.定期的に休憩を取る
4.5分間プランニング
5. タイムマネジメント
6. タスクの割り振り
7.できるだけ気が散らないようにする
8.難しい仕事から取り組む
9. 境界を設定する
10. より効率的な方法を特定する
生産性戦略を実行するための最良の方法
1.マルチタスクの停止
人が同時にマルチタスクをこなすと、プレッシャーに押しつぶされそうになることがあります。 時間は限られているので、マルチタスクをこなしたい気持ちはわかりますが、人間のエネルギーには限りがあり、これでは物事を早く終わらせることはできても、最良の結果を生むことはほとんどありません。
ですから、与えられた時間枠の中で各タスクに集中することが最良のアプローチとなります。 これは最も重要な生産性向上策の1つであり、成果を向上させ、安心感を与えることができるからです。 1つ1つの仕事に集中することで、シームレスに次の仕事に移ることができます。
2.小さな目標を設定する
大きな仕事や目標に集中するのは大変なことで、完了までにかかる時間を過大評価してしまうことがあります。 そこで、勢いをつける最良の方法は、タスクを管理しやすいマイルストーンに分割することです。 この小さなマイルストーンは、プロジェクトが完了する前に構築することができます。 例えば、1日に4通のメールに返信して受信トレイをスッキリさせるという目標を立てることができます。
3.定期的に休憩を取る
これ以上無理だと感じたら、休憩を取ることは悪いことではありません。 休憩を取ることは、最も重要な生産性戦略の1つです。 Mindfulness for Wellbeing and Peak Performance はモナシュ大学のコースで、職場で内なる平和を得ることによってビジネスの生産性を向上させる方法について論じています。 仕事のスケジュールを整理して、休暇を取り、仕事から離れるために使えるようにするとよいでしょう。 例えば、ランチに出かけたり、イベントに参加したりするためにデスクを離れるのです。 休みを取ってデスクに戻ると、たいてい新しい楽観的な感覚と新しいアイデアの可能性を持って戻ってくるはずです。
4.5分間プランニング
先延ばしにすることに限界を感じたら、「5分ルール」を試してみてください。 未完成の仕事を5分で終わらせると約束すれば、始めるのを止めるすべての言い訳を取り除くことができます。 ほとんどのプロフェッショナルは、メールを書いたり、トピックを調べたり、新しいタスクのアウトラインを考えたりするのに5分を割くことができます。 多くの場合、5分を過ぎても勢いは衰えません。 たとえ新しい仕事に目を向けたとしても、数分で達成した小さな目標が全体のアウトプットに貢献します。 こうした小さなタスクに優先順位をつけることで、私たちの生活をより快適にすることができるのです。
5. タイムマネジメント
タイムマネジメントは、現在利用可能な最高の生産性戦略の1つであり、世界中の多くの専門家が使用しています。 仕事のスケジュールの中に時間のブロックを作れば、特定のタスクに特定の時間を割り当てることができます。
通常、タイムブロックは 60 分から 90 分の区切りになっています。 タイムシートを印刷したり、タスクを色分けすることができます。
6.タスクの割り振り
チームやラインの協力者の一員である場合、自分の日々のタスクを他のチームメンバーに割り当てることができるかどうかを確認する必要があります。 通常、どのチームメンバーにも関係なく、比較的早く完了できる仕事は、ビジネスオーナーが担当することが多い。 デレゲーションは、自分がやりたくない仕事を降ろすことではありません。 むしろ、全員が仕事モードになるようにすることです。 チームメンバーが引き受けるすべての仕事が、彼らのスキルや稼働率に見合ったものであることを確認しなければなりません。 起業家はマルチタスクで、すべてのタスクを同時に引き受ける傾向があります。 新入社員に仕事を任せたり、ソーシャルメディアのコンテンツなどの仕事を専門のフリーランサーにアウトソーシングすることで、より優先順位の高い仕事に時間を使えるようになります。
7.できるだけ気が散らないようにする。
ソーシャルメディアのアラートに常に引き寄せられるようなら、スマホの通知をオフにするのが一番です。 多くの起業家は、気が散るのを防ぎ、効率よく物事を進めるために、トマトワークという方法を用いています。 ユーザーはタイマーを置き、気が散るもの（ソーシャルメディア、メール、携帯ゲームなど）をすべて取り除き、約20～30分間、全速力で仕事をします。 特定の時間に集中しなければならないと知ることは、最高の生産性戦略の1つであり、より長い時間集中することができます。
8.難しい仕事から取り組む
多くの人は当初、手っ取り早く成果を上げることに注力し、時間のかかる仕事を避けがちです。 しかし、まずは難しいプロジェクトに取り組むことで、モチベーションを高めることができます。 難しい仕事に取り組むことで、一日中集中力を維持することができ、結果的にビジネスの生産性を向上させることができます。 そのため、まずは大きな仕事を優先する、あるいは最も生産性が高いと感じるときに取り組むとよいでしょう。
9. 境界を設定する
前項で述べたように、人は自分のキャパシティを超えた仕事に取り組むことが多い。 ですから、柔軟性を持ってキャリアのチャンスを生かすのは良いことですが、境界線を設定するのも良いことです。 タスクを効率的にこなすには、設定された制限時間内にタスクを完了させる必要があります。 仕事のスケジュールに境界線を設けることで、無理が効かなくなります。
10.より効率的な方法を特定する
コロナ禍が世界を席巻して以来、自宅やリモートで仕事をする機会が増えました。 従来の9時から5時までの勤務シフトは、最近あまり見かけなくなりました。 フレキシブルな働き方は最高の生産性戦略のひとつであり、多くの人の働き方に革命をもたらしています。 起業家の中には、午前中に最もよく働く人もいれば、昼食後にエネルギーがピークに達する人もいます。 そのため、自分が最も生産性の高い時間帯を決める必要があります。 一度決めたら、それに合わせて仕事のスケジュールを設定することができます。 ピークタイムを有効に活用することは、生産性を高めるための素晴らしい方法です。
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● まとめ
ビジネスの生産性を高めるには、日々の仕事をより多くこなすことだと思われがちです。 しかし、これは間違った定義です。生産性とは、仕事を効率よく、うまく終わらせることであり、単に物事を終わらせることではありません。 生産性戦略は、職場だけでなく、私たちの日常生活においても重要です。 生産性が高いということは、あることでは一貫しているが、すべてにおいて速いということです。 関連するビジネスの生産性戦略に従えば、ストレスを軽減し、キャリア目標の達成を最大化することができます。内容についてご質問がございましたら、support@strikingly.com までご連絡ください。
